Skriv bedre e-mails med ChatGPT

Sådan får du et brugbart udkast

Du får et bedre resultat, når du skriver fire ting i din besked til ChatGPT: hvem modtageren er, hvad formålet med e-mailen er, hvilken tone du vil have, og hvor lang den må være. Uden de oplysninger gætter modellen, og svaret bliver ofte for langt og for generelt.

Skriv gerne tydeligt, at svaret skal være på dansk, især hvis den oprindelige e-mail indeholder engelsk tekst. Vil du hellere have en anden model til lange tekster, kan du prøve Claude. Har du brug for hjælp til at bygge dine egne prompts, kan du bruge Quantas prompt-generator.

Fem situationer og fem prompts

Her er fem almindelige e-mail-situationer. Kopier prompten, udfyld felterne i kantede parenteser, og send den til ChatGPT.

1. Et venligt svar

Du skal svare på en helt almindelig henvendelse og vil lyde imødekommende uden at bruge lang tid på det.

Skriv et venligt svar på dansk til [modtager, fx en kollega eller kunde].
Formål: [hvad svaret skal opnå].
Tone: venlig og uformel.
Længde: højst [antal] ord.

Her er den e-mail, jeg svarer på:
[indsæt e-mailen]

2. En svær besked

Du skal sige noget ubehageligt, for eksempel afvise en anmodning eller melde en forsinkelse.

Hjælp mig med at skrive en svær e-mail på dansk til [modtager].
Budskab: [hvad jeg er nødt til at fortælle].
Baggrund: [kort forklaring].
Tone: respektfuld og klar, uden undskyldninger i hver sætning.
Længde: højst [antal] ord.
Afslut med [næste skridt, fx et tilbud om et møde].

3. En klage

Du vil klage over en vare eller en service og gerne have et konkret svar tilbage.

Skriv en klage på dansk til [virksomhed].
Hvad der er sket: [beskriv problemet kort].
Dato og ordrenummer: [oplysninger].
Det, jeg beder om: [ombytning, refusion eller andet].
Tone: saglig og bestemt, ikke aggressiv.
Længde: højst [antal] ord.

4. En kortere og tydeligere e-mail

Din tekst er blevet for lang, og pointen forsvinder. Bed om en strammere udgave.

Gør denne e-mail kortere og tydeligere på dansk.
Behold alle fakta og det, jeg beder om.
Sæt det vigtigste først.
Længde: højst [antal] ord.

[indsæt din e-mail]

5. Ændring af tone

Teksten siger det rigtige, men lyder forkert. Du kan bede om samme indhold i en anden tone.

Omskriv denne e-mail på dansk, så tonen bliver [fx formel, varm eller mere direkte].
Indholdet skal være det samme.
Undgå floskler og engelske vendinger.
Længde: cirka som originalen.

[indsæt din e-mail]

Et kort eksempel før og efter

Forskellen kommer af, at prompten bad om en kortere tekst med en klar anmodning til sidst.

Prøv den første prompt

Find en e-mail i din indbakke, du ikke har svaret på endnu. Kopier prompten til et venligt svar, udfyld felterne, og se hvad du får. Læs udkastet igennem, og ret det til med dine egne ord, før du sender. Er du i tvivl om, hvilket værktøj der passer dig bedst, kan du sammenligne AI-tools side om side.